4 stappen naar minder stress, meer focus en grip op tijd

Loopt je hoofd over? Hol je achter de feiten aan? Verlies je steeds de focus? Dat veroorzaakt stress. Hoog tijd dus om daar wat aan te doen!

In mei en juni lijkt alles tegelijk te komen; deadlines, nieuwe ideeën, plannen maken en interessante en inspirerende conferenties, webinars, cursussen, etc. waar we geen ‘nee’ tegen kunnen (willen…) zeggen. Ook kennen april, mei en juni veel feestdagen en schoolvakanties wat extra uitdagingen voor gezinnen met zich meebrengt.

Kortom, we willen te veel in te weinig tijd en dat veroorzaakt stress. Gelukkig is daar wat aan te doen. Met de volgende stappen die ik in deze blog toelicht krijg je (weer) grip op je tijd.

Focus houden met een braindump
Gedachten ordenen
Van gedachten naar actie
Van actiepunten naar (week)planning

Bovendien helpen deze stappen je niets te vergeten en je tijd effectief en gefocust te gebruiken. Zo houd je ook nu de juist nodige ruimte voor jezelf.

1. Focus houden met een braindump

Allereerst moeten we ervoor zorgen dat je hoofd leeg is en je de focus houdt bij dat wat je aan het doen bent. Dus niet denken aan de opvang die nog geregeld moet worden of de factuur die de deur uit moet terwijl je vergadert of een offerte voor een klant aan het maken bent. Hoog tijd voor een braindump.

Voordat je begint; je gaat ALLES opschrijven wat je aandacht vraagt, wat je wilt doen en al die andere dingen die in je hoofd opkomen. Terwijl je alles opschrijft, bedenk dan dat er geen slechte gedachten of ideeën zijn, het is de bedoeling alle gedachten uit je hoofd op papier te krijgen. Later kijken we wel verder.

Bedenk waar je alles op gaat schrijven; je agenda, bullet journal, notitieblok, je telefoon, een word-document of een vel papier
Schrijf ALLES op, dus ook losse ideeën, of het begin van een idee, films die je wil kijken, boeken of schrijvers die je eens wil checken, iets leuks wat je wilt doen of hebt meegemaakt, echt ALLES – zo gaan je gedachten pas echt uit je hoofd en naar het papier

2. Gedachten categoriseren

Je hebt dankzij de braindump een lijst met al je gedachten. Je kunt deze lijst als to-dolijst gebruiken. Zelf kies ik ervoor een volgende stap te zetten; het categoriseren van al die gedachten die aan het (spreekwoordelijke) papier zijn toevertrouwd. Dit doe ik om inzicht te krijgen in wat meteen aandacht vraagt, en wanneer ik het kan doen.

Bepaalde werkgerelateerde acties zoals contact onderhouden met klanten of het plannen van afspraken zijn meer tijdgebonden dan andere, zoals het zoeken naar een leuke vakantiebestemming of het invullen van een formulier voor school.

Categoriseren kan op verschillende manieren, net wat je past. Bijvoorbeeld:

Mate van belangrijkheid (zie ook de Eisenhower matrix); urgent, morgen, deze week, volgende week
Op soort actie; bellen, mailen, afspraken plannen, verjaardagskaarten, etc.
Huishoudelijke taken; boodschappen, weekmenu maken, huishoudschema van die week, activiteiten van de kinderen
Werktaken; offertes, boekhouding, afspraken plannen, stukken schrijven, brainstormen, etc.
Leuke dingen; leuke dingen doen om te doen met het gezin, vrienden, partner of alleen, te lezen, te kijken, vakantie organiseren, etc.

Het categoriseren kun je doen door gebruik te maken van markers, een kleur staat voor een bepaalde categorie, bijvoorbeeld roze staat voor urgent en groen voor volgende week. Of pak een nieuw vel/ document en maak daarin zoveel kolommen als categorieën en ken elke actie toe aan een categorie.

3. Van taken naar actiepunten

Voordat je nu enthousiast je dagen in gaat vullen met je taken, kijk je goed naar hoe je de taken hebt beschreven. Grotere activiteiten breek je op in kleine stappen. Dus boodschappen doen wordt eerst bedenken wat je de komende week gaat doen en wat je wilt maken – rekening houdend met de tijd die er is om te koken, het raadplegen van je voorraad, het maken van een lijstje en de boodschappen halen of bestellen.

Het kan zijn dat deze verschillende acties achter elkaar worden uitgevoerd, maar ook op verschillende momenten op de dag of in de week. Lees ook mijn ervaring met het opbreken van projecten in kleine stappen in mijn artikel Doelen bereiken.

4. Van actieplan naar (week)planning

Cluster bepaalde taken en voer ze dan uit. Maak gebruik van de categorisering die je hebt gemaakt of cluster activiteiten op basis van onderwerp of soort zoals bellen, mailen, denkwerk, schrijven, etc. Ga hiervoor bij jezelf na wanneer jij op je best bent voor het uitvoeren van bepaalde taken, of het doen van denkwerk. Neem daarin mee wanneer je waar bent. Dus kom je na het wegbrengen van de kinderen langs de apotheek, haal dan ook de medicijnen op.

Plan je denktaken wanneer jij op je best bent. Dus ben je een ochtendmens, plan dan zoveel mogelijk taken die je concentratie vragen voor de lunch. Of ben je net als ik meer een avondmens, begin de dag dan met het plannen van afspraken, het plegen van enkele telefoontjes, het doen van een incidentele boodschap of ga eerst sporten.

Grip op tijd met een blokplanning

Om je taken te kunnen plannen aansluitend op waar je bent, wanneer je op je best bent en je daarvoor tijd hebt, maak je een blokplanning. Doe je dat op soort taak zoals e-mail afhandelen, bedenk dan hoeveel tijd je daar dagelijks ongeveer aan besteedt en reserveer die tijd in je weekschema.

Werk je aan verschillende projecten, dan kun je ook de taken die gerelateerd zijn aan dat project verzamelen en daar een vast(e) dag(deel) voor reserveren. Doe dit ook voor huishoudelijke taken zoals het boodschappenlijstje maken, het doen van de was en het organiseren en doen van leuke dingen.

Reserveer ook dagelijks of wekelijks tijd voor het doen van een korte braindump voor de invulling van je dag of week erna. En als je het gevoel hebt dat je hoofd overloopt, gebruik dan ook deze techniek om je hoofd leeg te maken en weer met focus aan de slag te gaan.

Download de gratis werkbladen om zelf mee aan de slag te gaan

Kijk hieronder voor een voorbeeld van een blokplanning in Outlook. Je kunt ook in Outlook werken met kleuren die corresponderen met de kleuren die je zelf al gebruikt. Kijk hier hoe.

Voorbeeld blokplanning in Outlook[/caption]